ทุกๆ บทความ ผมจะย้ำเสมอว่าการปล่อยให้ลูกค้ารอนาน เป็นสิ่งที่ไม่ควรทำ ดังนั้นบทความนี้ผมเลยจะมาสอนคุณใช้เครื่องมือการตอบกลับของ Instagram ซึ่งเรียกว่า Quick Replies เพื่อที่จะเป็นอีกเครื่องมือช่วยให้คุณสามารถตอบกลับลูกค้าได้เร็วและง่ายขึ้นครับ

ก่อนอื่น บัญชี Instagram ของคุณต้องเป็นบัญชี Instagram Business Account ก่อนนะครับ

• ถ้ายังไม่รู้จัก Instagram Business Account อ่านเพิ่มเติมได้ที่นี่
• อ่านวิธีตั้งค่าใช้งาน Instagram Business Account ได้ที่นี่

1.เข้ามายัง Instagram แล้วไปที่ Hamburger Menu (เมนู 3 ขีด) > Settings > Business

2.คลิก Replies > คลิก + ด้านขวาบน

แล้วกรอกตามนี้เลยครับ

Shortcut: กรอกตัวย่ออะไรก็ได้ครับ ให้รู้ว่าเป็น Quick Replies ของอะไรก็พอ เช่น a
*Shortcut จะต้องเป็นภาษาอังกฤษเท่านั้น
Message: คือข้อความที่จะปรากฏเมื่อเราพิมพ์ Shortcut ครับ เช่น เลขบัญชี xxxxxx
*Message จะเป็นภาษาอะไรก็ได้ครับ

หลังจากนั้นเมื่อเราสนทนากับลูกค้า เพียงพิมพ์ Shortcut ที่ตั้งค่าเอาไว้ ก็จะมีปุ่ม Message ที่เราตั้งไว้ปรากฏขึ้นมา คลิกเพื่อตอบกลับได้ทันที โดยที่ไม่ต้องพิมพ์อะไรยาวๆ ซ้ำบ่อยๆ อีกต่อไปครับ

ซึ่ง Quick Replies ไม่ได้มีประโยชน์เพียงแค่ความสะดวกเท่านั้น แต่ยังมีข้อดีอื่นๆ อีกด้วย อ่านต่อด้านล่างเลยครับ

ทำไมต้องใช้ Quick Replies ของ Instagram?

• รักษามาตรฐานการตอบกลับ

หากเป็นธุรกิจที่มีแอดมินหลายคน แต่ละคนมีวิธีการตอบกลับและใช้ภาษาไม่เหมือนกัน การใช้ Quick Replies มาช่วยกำหนด pattern การตอบกลับของแอดมินได้อีกทางหนึ่ง และลดปัญหา Human Error ไปในตัวด้วยครับ

• ตอบกลับรวดเร็วไม่ต้องรอนาน

การพิมพ์เพียง Shortcut แทนการพิมพ์ยาวๆช่วยลดระยะเวลาในการพิมพ์ไปได้มาก การสื่อสารกับลูกค้าจึงเกิดความรวดเร็ว ทำให้ลูกค้าไม่ต้องรอนาน

• สะดวกแอดมิน

แอดมินไม่ต้องพิมพ์ยาวๆ ซ้ำๆ โดยเฉพาะคำถามที่คนส่วนใหญ่มักจะถาม การเตรียมคำตอบเอาไว้อยู่แล้ว ช่วยเพิ่มความสะดวกให้แอดมินได้ ทำให้มีเวลาไป Support กับลูกค้าท่านอื่นๆ ได้อย่างเต็มที่ครับ

ข้อควรระวังเมื่อใช้ Quick Replies

ถึงแม้ว่า Quick Replies จะสะดวกและใช้งานง่าย แต่ก็มีข้อเสียอยู่เหมือนกันนะครับ นั่นคือการสื่อสารกับลูกค้า อาจจะดูเป็นหุ่นยนต์มากขึ้น เพราะคำตอบถูกเตรียมมาแล้วเป็น Pattern ซึ่งลูกค้าบางคนอาจไม่ชอบ เพราะรู้สึกเหมือนไม่ได้คุยกับคนจริงๆ

วิธีแก้คือนอกจากคำตอบที่เตรียมไว้แล้ว ก็อาจจะพิมพ์แนะนำอะไรลูกค้าเพิ่มเติม สอบถามปัญหาเพิ่มเติมด้วย เพื่อให้ลูกค้ารู้สึกได้รับการบริการที่ใส่ใจจากแอดมินนั่นเองครับ