5 แผนกที่องค์กรควรเริ่มทำ AI Automation ก่อนใคร! เริ่มก่อน ได้เปรียบก่อน

5 แผนกที่องค์กรควรเริ่มทำ AI Automation ก่อนใคร! เริ่มก่อน ได้เปรียบก่อน

เวลามองไปที่แต่ละทีมในองค์กร เรามักจะเห็นภาพคล้ายกันแทบทุกแผนกค่ะ… คือแต่ละแผนกจะมีงานประจำวันที่รู้สึกว่าทำไมฉันต้องเสียเวลามานั่งทำงานนี้กันนะ… อย่างเช่นในทีมการตลาดจะมีคนหนึ่ง ที่ทุกเช้าต้องเปิด Ads Manager แล้วนั่งดูตัวเลขเดิม ๆ ส่วนทีมเซลส์จะมีคนที่คอยไล่กรอกข้อมูล Lead จากแชททั้งวันเหมือนเป็นงานหลัก ทั้งที่งานหลักคือการออกไปพบปะลูกค้า หรือในทีมบริการลูกค้า ก็ต้องตอบคำถามที่ถามซ้ำทุกวัน

ที่น่าสนใจคือ… งานพวกนี้เป็นงานประจำวันที่อาจจะไม่ได้ใช้เวลาเยอะ แต่พอรวมๆกันแล้วเนี่ย กลับกินพลังทีมมากที่สุด บางคนในทีมอาจใช้เวลา 2–3 ชั่วโมงต่อวัน ซึ่งทุกแผนกล้วนมีงานแบบนี้ซ่อนอยู่ มากบ้าง น้อยบ้าง ดังนั้น AI Automation สามารถมาช่วยทดแทนงานตรงนี้ได้และทุกแผนกจะได้ประโยชน์จากมันแน่นอน

เกณฑ์ 3 ข้อ: งานแบบไหนเหมาะจะ Automate ที่สุด

เวลาพูดถึง Automation หลายคนมักจะคิดว่าต้องเริ่มจากงานใหญ่ หรือ ต้องเอางานยากๆ มาทำ AI Automation ก่อน แต่อันที่จริง… งานที่เหมาะที่สุดนั้น คืองานที่ทีมรู้สึกว่า “มันเล็กนิดเดียวเอง” นี่แหละค่ะ แต่มันเกิดขึ้นทุกวัน จนรวมกันเสียเวลาเป็นหลาย ๆ ชั่วโมง งานที่ว่านี้ส่วนใหญ่จะมี 3 คุณสมบัติหลัก ๆ ดังนี้ค่ะ

1) ซ้ำเดิมทุกครั้ง — ไม่ว่าจะเป็นทีมการตลาดที่ดึงรายงานทุกเช้า หรือทีมเซลส์ที่ต้องคัด Lead เข้าระบบซ้ำ ๆ งานแบบนี้แหละ…ที่ Automation ช่วยแทนได้ 100%

2) เกิดขึ้นบ่อย — งานที่ทำทีละนิด แต่ทำบ่อยมาก เช่น ตอบคำถามลูกค้าเดิมวันละ 200 ครั้ง หรือคีย์ตัวเลขยอดขายวันละ 10 นาที แต่ทุกวัน รวมกันเป็นชั่วโมงที่หายไปแบบไม่รู้ตัว

3) มีโครงสร้างชัดเจน — งานที่ทำแบบเดิมตลอด Input > Action > Output เช่น “ลูกค้ากรอกฟอร์ม → ส่งให้เซลส์ → แจ้งเตือน → บันทึกลงชีต” นี่คือทองคำของ Automation เลยค่ะ

5 แผนก + ลิสต์ตัวอย่างงานที่เหมาะกับ AI Automation

เพื่อให้เห็นภาพชัดขึ้น เรารวบรวม “ลิสต์งานจริงของแต่ละแผนก” มาให้แบบจัดเต็มเลยค่ะ ว่างานแบบไหนที่มีโครงชัดเจน ซ้ำเดิม และกินเวลาทีมมากที่สุด และเหมาะกับการเริ่มทำ AI Automation ก่อนใคร
ลองไล่ดูไปพร้อมกันว่า งานเหล่านี้อยู่ในทีมของคุณอยู่หรือเปล่านะคะ 🙂

1) ทีมการตลาด — ทีมที่ต้องจัดการข้อมูลเยอะที่สุด และมีงานซ้ำรายวันมากที่สุด

• ดึงตัวเลขโฆษณาแต่ละเช้าเพื่อนำไปสรุปใน Google Sheet ให้ทีมดูภาพรวมรายวัน
• เก็บชื่อ–เบอร์จากฟอร์มลงทะเบียนเพื่อนำไปบันทึกลงชีตให้ทีมเซลส์
• อ่านข้อความลูกค้าที่ชม/ติแบรนด์เพื่อนำไปแจ้งทีมที่เกี่ยวข้องเพื่อแก้ไขหรือใช้ต่อยอดงานคอนเทนต์
• รับหัวข้อจากทีมเพื่อนำไปค้นข้อมูลและเขียนเป็นโพสต์
• ค้นข้อมูลข่าว เทรนด์ และคู่แข่งในอุตสาหกรรมเพื่อนำไปสรุปเป็น Insight
• ค้นหาและเก็บข้อมูลช่องทางติดต่อของ Influencer เพื่อนำไปส่งต่อให้ทีมประสานงาน

2) ทีมขาย — ทีมที่ต้องบริหาร Lead จำนวนมาก และต้องใช้เวลาไปกับการติดตามลูกค้าแบบต่อเนื่อง

• เข้าไปหางาน TOR ในเว็บไซต์ลูกค้าต่าง ๆ เพื่อนำข้อมูลมาเก็บรวมและส่งให้ทีม
• ดูวันหมดอายุสัญญาของลูกค้าเพื่อนำไปตามนัดล่วงหน้าให้ลูกค้าต่อสัญญาทันก่อนหมดคิว
• จัดลำดับความสำคัญของลูกค้าแต่ละวันเพื่อนำไปเลือกว่าควรโทรหาใครก่อน
• ทำไฟล์ Feedback จาก Lead ที่ปิดไม่ได้เพื่อนำไปส่งให้ทีมการตลาดวิเคราะห์
• ทำเอกสารทางการเงิน เช่น ใบเสนอราคา (QT) เพื่อนำส่งให้ลูกค้า

3) ทีมแอดมิน — ทีมที่ต้องตอบคำถามซ้ำทุกวัน และต้องรักษาความเร็วในการตอบเป็นหลัก

• ตอบคำถามเดิมซ้ำ ๆ เช่น ราคา วิธีสั่งซื้อ หรือที่อยู่ร้าน
• รับออเดอร์และนำข้อมูลไปกรอกลงระบบให้ทีมจัดส่งดำเนินงานต่อ
• ตรวจสอบสต็อกเพื่อนำเช็คว่ามีสินค้าเพียงพอหรือไม่ ค่อยส่งให้ทีมจัดซื้อหรือตอบลูกค้า
• เช็กสลิปที่ลูกค้าส่งมาเพื่อนำยอดไปบันทึกให้ทีมจัดส่งทราบว่าพร้อมแพ็กของ
• ไล่ตามลูกค้าที่ยังไม่ส่งข้อมูลสำคัญ เช่น ชื่อ–ที่อยู่ เพื่อนำไปให้ระบบออกบิลให้ถูกต้อง

4) ทีม HR — ทีมที่ต้องจัดการข้อมูลคนจำนวนมาก และมีงานเอกสารที่ต้องตามงานทุกวัน

• อ่านเรซูเม่ที่ส่งเข้ามาใหม่เพื่อนำข้อมูลไปจัดเรียงเป็นตารางเทียบหรือคัดเลือก
• ตอบคำถามเดิม ๆ จากพนักงาน เช่น ลาได้กี่วันหรือขอเอกสารยังไง
• เปิดฟอร์มลางานที่พนักงานส่งมาเพื่อนำข้อมูลไปตรวจสอบวันลาคงเหลือและส่งต่ออนุมัติ
• เช็กเวลาทำงานและข้อมูลการขาด–ลา–มาสายของพนักงานเพื่อให้การเงินใช้คำนวณเงินเดือน
• รวบรวมข้อมูลการโปรโมตตำแหน่งหรือปรับเงินเดือนของพนักงาน เพื่อนำไปอัปเดตฐานข้อมูล

5) ทีมการเงิน/บัญชี — ทีมที่ต้องทำงานละเอียดและตรวจสอบตัวเลขซ้ำ ๆ เพื่อป้องกันความผิดพลาด

• เช็กใบเสร็จค่าใช้จ่ายจากแต่ละทีมเพื่อนำไปคีย์แยกหมวดหมู่ในระบบ
• ตรวจสอบสถานะใบแจ้งหนี้เพื่อนำไปตามทวงลูกค้าที่จ่ายช้าให้เคลียร์ตามรอบบัญชี
• รวมข้อมูลรายรับ–รายจ่ายทั้งเดือนเพื่อนำไปทำรายงานสรุปส่งผู้บริหาร
• จัดเตรียมเอกสารภาษี เช่น หัก ณ ที่จ่าย และใบกำกับภาษี
• ตรวจรายการเดินบัญชีประจำวันเพื่อนำไปเทียบกับระบบขายและค่าใช้จ่าย

สรุปแล้ว AI Automation ช่วยแต่ละทีมได้อย่างไร

จากลิสต์งานทั้งหมดที่ผ่านมาตั้งแต่ทีมการตลาด ทีมขาย ทีมแอดมิน ทีม HR ไปจนถึงบัญชี คงเห็นภาพชัดแล้วนะคะว่า “งานที่หนักที่สุด” ของแต่ละทีม มักไม่ใช่งานวิเคราะห์ยาก ๆ แต่เป็นงานซ้ำ ๆ ที่ต้องทำทุกวัน และต้องทำให้ถูกต้องเสมอ

ทีมการตลาดเหนื่อยเพราะข้อมูลกระจัดกระจายอยู่หลายที่
Automation จะช่วยดึงข้อมูล จัดหมวดหมู่ และสรุป Insight ให้เสร็จในไม่กี่นาที ทำให้ทีมโฟกัสกับงานครีเอทีฟ งานวางแผน และการทดลองแคมเปญได้มากขึ้น

ทีมเซลส์ต้องพลาดเคสสำคัญเพราะลืมตาม หรือตอบช้าในจังหวะที่ลูกค้าสนใจ
Automation จะช่วยเตือนงาน, ดึง Lead เข้าให้ทันที, จัดลำดับลูกค้า และส่ง Follow-up อัตโนมัติ ทำให้เซลส์มีเวลาปิดดีลมากขึ้นแบบชัดเจน

ทีมแอดมินต้องเหนื่อยกับคำถามพื้นฐานที่ชวนให้ล้า เช่น ตอบเรื่องราคา ตอบเรื่องมีของไหม หรือวิธีใช้
Automation จะช่วยตอบคำถามมาตรฐานให้ทันที ทำให้ไม่ต้องหมดแรงกับงานซ้ำ ๆ และเอาเวลาไปจัดการเคสยากที่ต้องใช้ความเข้าใจจริง ๆ

ทีม HR มีเอกสารให้ตรวจสอบเยอะมาก และต้องไล่ตามเอกสารตลอด
Automation จะทำให้ทุกอย่างวิ่งตามลำดับขั้นตอน เช่น หาพนักงาน, ประเมินผลพนักงาน, อนุมัติการเอกสารพนักงาน ทำให้ HR ได้เวลากลับมาโฟกัสเรื่อง “พัฒนาคน” ซึ่งคือหัวใจของงานมากที่สุด

งานของทีมบัญชีหรือการเงิน คือ “งานที่ผิดไม่ได้” เพราะถ้าพิมพ์เลข 0 ตกไปตัวเดียวก็คือผิดพลาดครั้งใหญ่
และนี่คือจุดที่ AI Automation ถนัดที่สุดค่ะ Automation ถนัดงานที่มีรูปแบบตายตัว ขั้นตอนชัดเจน และต้องตรวจเช็กซ้ำหลายครั้ง เพราะฉะนั้นระบบสามารถช่วยบันทึกยอดให้ถูกต้อง ช่วยลด Human Error ลงได้ ทำให้ “หน้าที่ของทีมบัญชี” เปลี่ยนจากการนั่งคีย์ข้อมูลทั้งวัน เหลือแค่ตรวจเช็กความถูกต้องรอบสุดท้าย

สรุปส่งท้าย

สุดท้ายแล้ว… เมื่อมองย้อนกลับไปทั้ง 5 ทีมที่เราไล่ดูมาทั้งหมด จะเห็นภาพเดียวกันชัดมากค่ะว่า งานที่หนักที่สุดของแต่ละทีม ไม่ได้ยาก… แต่มันเยอะ

AI Automation จึงไม่ได้มาแทนใคร แต่มา “คืนเวลา” ให้ทีมกลับไปทำงานที่ควรทำจริง ๆ

เพราะเมื่อระบบช่วยจัดการงานที่ทำตามโครงสร้างเดิม ๆ ได้เอง ทีมก็จะเหลือแค่ “งานที่ต้องใช้สมองและประสบการณ์ของมนุษย์” ซึ่งเป็นงานที่เครื่องมือไหนก็แทนไม่ได้ค่ะ

และที่สำคัญที่สุด… เริ่มก่อน = ได้เปรียบก่อน

ในวันที่หลายองค์กรยังมัวแต่ทำงานแบบเดิม ทีมที่เริ่มใช้ AI Automation ก่อน จะเป็นทีมที่มีเวลามากกว่า คิดได้ไกลกว่า และทำงานได้เร็วกว่าโดยไม่ต้องเหนื่อยเท่าเดิม