องค์กรยุคใหม่ต้องใช้! แนะนำ 4 All-in-One Workspace ที่มี Automation ในตัว

เชื่อว่าปัจจุบันแทบทุกองค์กรจะมี Workspace ที่ใช้งานเป็นประจำกันอยู่แล้วใช่ไหมคะ ไม่ว่าจะเป็น Microsoft 365 หรือ Google Workspace แต่คำถามคือ… เราใช้ศักยภาพของมัน “เต็มที่” หรือยัง?

หลายองค์กรจ่ายค่าลิขสิทธิ์ Workspace ทุกปี แต่ใช้มันแค่ พิมพ์เอกสาร แชร์ไฟล์ ประชุมออนไลน์ ทั้งที่จริงๆ แล้วในนั้น อาจมีฟังก์ชัน Automation และ AI Integration ซ่อนอยู่ค่ะ อย่างเช่น Microsoft 365 เอง ที่จะมี Power Automate ซึ่งใช้ในการสร้าง Automation Workflows ภายใน Ecosystem ของ Microsoft เอง

เพราะฉะนั้นคำถามคือ… Workspace ที่เราใช้อยู่ มีเครื่องมือ Automation ซ่อนอยู่หรือเปล่า? หรือถ้าใครกำลังมองหา Workspace ดี ๆ ซักตัว… วันนี้จะมาแนะนำ 4 เครื่องมือ All-in-One Workspace ที่มี Automation ในตัวกันค่ะ

1.Microsoft 365 + Power Automate

Microsoft 365 + Power Automate เหมาะกับองค์กรที่ใช้งาน Microsoft 365 อยู่แล้ว หรือคุ้นเคยกับเครื่องมือของ Microsoft อย่าง Outlook, Excel, Powerpoint
และอื่น ๆ ซึ่งถือว่าเป็น Workspace ที่มีชื่อเสียงมาอย่างยาวนานและทุกคนคงจะคุ้นเคยกันดี

Power Automate ช่วยสร้าง Workflow ที่เชื่อมโยงทุกแอปในระบบ Microsoft 365 ได้โดยตรง และยังมี Copilot ซึ่งเป็น AI ผู้ช่วยที่สามารถให้ผู้ใช้พิมพ์สั่งงานและคุยโต้ตอบได้

นอกจากนี้ Power Automate ยังสามารถเชื่อมต่อกับแอปนอก Microsoft และรองรับการทำงานผ่าน Power Automate Desktop เพื่อควบคุมโปรแกรม Microsoft
บนคอมพิวเตอร์ได้โดยตรง

ค่าใช้จ่ายและการเริ่มต้นใช้งาน:
สำหรับองค์กรที่มี Email ของ Outlook อยู่แล้ว สามารถเข้าไปกด Try Free ได้เลยค่ะ ทดลองใช้งานฟรีได้ 30 วัน แต่ถ้าหากอยากใช้งานต่อ ก็มีแผน Subscription Plan สำหรับองค์กร คิดค่าบริการตามจำนวนผู้ใช้ เริ่มต้นที่ User ละ 15$ ต่อเดือนค่ะ

2.Google Workspace + Flows

มาถึงอีกค่ายใหญ่ที่องค์กรส่วนใหญ่มักจะใช้กันเยอะ อย่าง Google Workspace ค่ะ แอปที่เรารู้จักกันของค่ายนี้ก็อย่างเช่น Google Slide, Google Sheet, Gmail และอื่นๆ
ซึ่งมีการเติบโตและพัฒนามาอย่างต่อเนื่องแบบรวดเร็วมาก ๆ ในช่วงหลังมานี้

ข่าวดีก็คือ! ทาง Google กำลังจะเปิดตัว Google Workspace Flows หรือก็คือเครื่องมือสร้าง Automation Workflows ภายใน Google Ecosystem นั่นเองค่ะ (เหมือนกับ Power Automate)

Google Workspace Flows เป็นระบบสร้าง Automation Workflows ที่ช่วยเชื่อมต่อและจัดการงานข้ามแอปของ Google เช่น Gmail, Google Chat, Google Drive,
Google Calendar และนอกจากนี้… ทาง Google เองก็ยังมี AI ผู้ช่วยตัวดังที่ใช้งานได้ดีมาก ๆ อย่าง Gemini ค่ะ

ค่าใช้จ่ายและการเริ่มต้นใช้งาน:
ปัจจุบัน Google Workspace Flows ยังอยู่ในช่วง Alpha Release ซึ่งเปิดให้ใช้เฉพาะองค์กรที่มี Gemini for Google Workspace License และสมัครเข้าร่วมโปรแกรม Alpha เท่านั้น สำหรับการเปิดให้ใช้งานทั่วไป คาดว่าจะอยู่ภายในปี 2025 นี้ค่ะ

ส่วนเรื่องราคา ทาง Google ยังไม่มีการประกาศราคาอย่างเป็นทางการ เบื้องต้นทาง Google แจ้งไว้ว่าจะเปิดให้ใช้ตามแผน ในระดับ Business Standard, Business Plus และ Enterprise ค่ะ

3.ClickUp

ก่อนหน้านี้เราพูดถึงตัวดังกันไปแล้ว ขอเสนอตัวที่มาแรงและใช้งานได้ดีไม่แพ้กันอย่าง ClickUp ค่ะ ต้องบอกก่อนว่าปกติแล้ว ClickUp มีจุดเด่นด้านการบริหารโปรเจกต์และจัดการ Task อยู่แล้ว เครื่องมือนี้จะทำให้เรามองภาพรวมของงานได้ครบทั้งหมด และยังดูสรุปเวลาการทำงานของแต่ละโปรเจกต์หรือแต่ละคนได้สะดวกอีกด้วย

เพราะฉะนั้นตัว ClickUp เนี่ย จะเหมาะกับ องค์กรหรือทีมที่มีหลายโปรเจกต์, หลายฝ่ายต้องทำงานร่วมกัน และอยากได้แพลตฟอร์มเดียวที่รวมงานต่าง ๆ ไว้ในที่เดียว รวมถึงแจกจ่ายงานให้แต่ละคนภายในแพลตฟอร์มเดียวได้เลย

ซึ่งล่าสุดเขาก็ได้ต่อยอดความสามารถขึ้นไปอีก ด้วยการเพิ่มฟังก์ชันการสร้าง Automation Workflow ให้งานเดินต่อได้เอง เช่น เมื่อน้องเอทำงานเสร็จ ให้เปลี่ยนเจ้าของงานให้เป็นน้องบีทำต่อ, หรือถ้าอยากจะเชื่อมต่อกับภายนอกก็สามารถทำได้เหมือนกันค่ะ เช่น เมื่องานโปรเจ็กต์ซีใกล้ถึงวันกำหนดส่ง ก็จะส่งอีเมลแจ้งเตือนทันที

นอกจากนี้ ตัว ClickUp เองก็มี AI ผู้ช่วยในตัว เหมือนกัน ชื่อว่า ClickUp Brain ค่ะ ซึ่งสามารถช่วยคิดได้หลายอย่าง เช่น สรุปโน้ตประชุม ช่วยคิด Brief หรือจัดลำดับความสำคัญของงานให้

ค่าใช้จ่ายและการเริ่มต้นใช้งาน:
ClickUp มีทั้งแบบ Free Plan และแบบชำระเงิน แต่ถ้าต้องการใช้ฟังก์ชัน Automation จะต้องอัปเกรดเป็นแผน Business Plan ขึ้นไปค่ะ ซึ่งคิดค่าบริการตามจำนวนผู้ใช้ เริ่มต้นที่ User ละ 12$ ต่อเดือนค่ะ

4.Lark

มาถึงตัวสุดท้ายที่ผู้เขียนได้ไปลองใช้งานมาค่ะ ตัวนี้ต้องบอกเลยว่าดีไม่แพ้ที่กล่าวมาทั้งหมดเลย มีฟังก์ชันต่าง ๆ ครบเหมือนกัน ตั้งแต่การสร้างเอกสารต่างๆ จนไปถึงการจัดประชุม รวมถึงยังมี AI ผู้ช่วยในตัว และ ระบบสร้าง Automation Workflows ในตัวอีกด้วย

จริงๆ ยังไม่ต้องพูดถึงเรื่อง AI หรือ Automation เลย ที่ไปลองใช้ดูจะเห็นจุดเด่นหลักของแพลตฟอร์มนี้เลยคือมี Template ของการสร้างเอกสารเยอะมากๆ ซึ่งช่วยประหยัดเวลาในการขึ้นเอกสารซักชิ้นหนึ่งไปได้เยอะเลยค่ะ และอีกจุดเด่นที่ทำให้สะดวกขึ้นไปอีกก็คือ ตัวแพลตฟอร์มสามารถสร้างหน้า Dashboard หรือหน้าการแสดงผลที่ไดนามิคตามข้อมูลต้นทางของเราเลย เช่น สมมติเราสร้างเอกสารที่เป็นตาราง ระบุชื่องานและเวลางานที่ต้องส่งไว้ เราก็สามารถสร้าง Gantt Chart ที่ไดนามิคตามข้อมูลนั้นได้เลยเพียงแค่กดสร้างคลิกเดียว

ในส่วนของการสร้าง Automation Workflows ก็สามารถใช้งานได้หลากหลายค่ะ ทั้งต่อระบบภายในแพลตฟอร์มเอง หรือรับข้อมูลและส่งข้อมูลออกนอกแพลตฟอร์มก็สามารถทำได้เช่นกัน

ค่าใช้จ่ายและการเริ่มต้นใช้งาน:
แพลตฟอร์มนี้สามารถเริ่มต้นใช้งานฟรีได้เลยค่ะ รวมถึงระบบการสร้าง Automation และใช้ AI ผู้ช่วยด้วย แต่ถ้าอยากจะสร้าง Automation เพื่อต่อระบบข้างนอก ต้องเสียค่าบริการเพิ่มเติม เริ่มต้นที่ User ละ 12$ ต่อเดือนเช่นกันค่ะ

บทสรุป

การนำระบบ All-in-One Workspace ที่มีฟังก์ชัน Automation และ AI เข้ามาใช้ในองค์กร ไม่ได้เป็นเพียงเรื่องของเทคโนโลยี แต่คือการยกระดับวิธีการทำงาน ซึ่งถ้าใช้ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ จะช่วยให้การทำงานในองค์กรนั้นง่ายขึ้นมาๆ

ซึ่งทั้ง 4 แพลตฟอร์ม อย่าง Microsoft 365, Google Workspace, ClickUp และ Lark ที่กล่าวมา ต่างก็มีจุดแข็งที่ตอบโจทย์แตกต่างกันค่ะ เพราะฉะนั้นถ้าจะให้แนะนำว่าใช้ Workspace ไหนดี ก็จะขอแนะนำให้เข้าไปทดลองใช้และพิจารณาจากความชอบ ความสะดวก และความเหมาะสมกับลักษณะงานขององค์กรน้ันๆ นะคะ

สุดท้ายนี้… ถ้าอยากรู้จักแต่ละเครื่องมือลึกมากขึ้น รอติดตามบทความแนะนำเครื่องมือจาก RealSmart Academy ได้เลยค่ะ ทีมงานจะมาลงลึกให้ดูกันว่าประสิทธิภาพสูงสุดแต่ละตัวมีอะไรบ้าง! ☺️