AI Policy: สิ่งที่ผู้บริหารทุกองค์กรต้องมีในยุคที่พนักงานใช้ AI

คุณคิดว่าทุกวันนี้ พนักงานของคุณใช้ AI ในการช่วยทำงานหรือไม่?

ถ้าคำตอบคือ “ใช่” แล้วคุณจะแน่ใจได้อย่างไรว่า “ข้อมูลภายในขององค์กร จะไม่รั่วไหลออกไปพร้อมกับ AI ที่พนักงานใช้ทำงาน”

งานวิจัยล่าสุดจาก Microsoft และ LinkedIn (2024 Work Trend Index Annual Report) พบว่า พนักงานกว่า 70–85% ต่างก็ “Bring Your Own AI” (BYOAI) หรือการนำ AI ส่วนตัวมาใช้ในการทำงาน แม้เครื่องมือนั้นจะไม่ใช่สิ่งที่องค์กรจัดหาให้ก็ตาม

ข้อมูลนี้สะท้อนว่า AI ไม่ใช่เพียงเครื่องมือของคนรุ่นใหม่ แต่กลายเป็นส่วนหนึ่งของการทำงานประจำวันของพนักงานทุกวัย และยิ่งทำให้ความเสี่ยงด้านข้อมูลขององค์กรสูงขึ้น หากไม่มีนโยบายกำกับชัดเจน

คำถามนี้ไม่ใช่เรื่องไกลตัวอีกต่อไป เพราะทุกวันนี้ AI กลายเป็นเครื่องมือที่พนักงานใช้แทบทุกวัน ทั้งเพื่อสรุปข้อมูล เขียนรายงาน ทำสไลด์ ไปจนถึงสร้างไอเดียใหม่ ๆ แต่ในขณะเดียวกันก็มี ความเสี่ยงซ่อนอยู่ ที่หลายองค์กรยังไม่ทันตระหนัก นั่นคือ ข้อมูลสำคัญของบริษัทอาจไหลออกไปอยู่ในระบบ AI โดยที่ไม่มีใครตั้งใจ และไม่มีใครรู้ว่าอนาคตจะถูกนำไปใช้อย่างไร

นี่คือ “หลุมพรางใหม่” ของโลกการทำงานยุค AI ที่หลายองค์กรกำลังเจออยู่จริง และถ้าไม่รีบแก้ไขตั้งแต่วันนี้ วันหนึ่งปัญหาอาจใหญ่เกินกว่าที่จะแก้ได้ง่าย ๆ

ปัญหาที่เกิดขึ้นจริง

ลองนึกภาพในสถานการณ์จริงจากหลากหลายแผนกในองค์กร:

• ฝ่ายกลยุทธ์ (Strategy): ทีมใช้ AI เพื่อช่วยวิเคราะห์ข้อมูลตลาด คู่แข่ง และแนวโน้มในอนาคต เพื่อนำมาวางแผนธุรกิจและกลยุทธ์ระยะยาวขององค์กร
• ฝ่ายการตลาด: ทีมกำลังเตรียมแผนเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ พนักงานนำข้อมูลลับ เช่น แผนการสื่อสารและกำหนดการเปิดตัว ไปให้ AI สรุปเป็นสไลด์สวย ๆ
• ฝ่ายวิจัยและพัฒนา (R&D): มีการป้อน สูตรลับหรือกระบวนการผลิต ของบริษัทเข้าไป เพื่อให้ AI ช่วยหาความเป็นไปได้ในการปรับปรุงผลิตภัณฑ์
• ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR): ใช้ AI ช่วยตรวจสอบเรซูเม่หรือประวัติผู้สมัครงาน โดยเผลอใส่ข้อมูลส่วนบุคคลที่อ่อนไหวเข้าไปในระบบภายนอก
• ฝ่ายการเงิน: พนักงานใส่ข้อมูลประมาณการงบและรายงานการเงินเพื่อให้ AI วิเคราะห์และสรุปตัวเลข แต่กลับกลายเป็นการเปิดเผยข้อมูลทางการเงินที่สำคัญ

สิ่งเหล่านี้ล้วนหมายถึงการเปิดช่องให้ข้อมูลสำคัญรั่วออกนอกองค์กรอย่างง่ายดาย และนี่คือตัวอย่างปัญหาที่เกิดขึ้นจริงซึ่งพบได้บ่อยในหลายองค์กร

ผลลัพธ์ที่ตามมาอาจร้ายแรงกว่าที่คิด เพราะองค์กรอาจสูญเสียทั้ง ความลับทางธุรกิจ ความเชื่อมั่นจากลูกค้า และชื่อเสียง ในเวลาเดียวกัน และการแก้ไขความเสียหายเหล่านี้มักต้องใช้เวลาและต้นทุนสูงกว่าการป้องกันหลายเท่า

วิธีแก้ไขที่ผู้บริหารต้องรู้

คำตอบไม่ใช่การ “ห้ามใช้ AI” เพราะนั่นจะกลายเป็นการปิดกั้นนวัตกรรม และทำให้พนักงานรู้สึกถูกจำกัด แต่ทางออกคือการ สร้าง AI Policy ที่ทุกคนในองค์กรเข้าใจและปฏิบัติตามได้จริง

AI Policy คือ นโยบายการใช้งาน AI ภายในองค์กร ที่กำหนดอย่างชัดเจนว่า:

• ข้อมูลประเภทใดที่ห้ามป้อนเข้า AI ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลลูกค้า เอกสารภายใน หรือสัญญาเชิงลึก
• พนักงานควรใช้บัญชีองค์กร ไม่ใช่บัญชีส่วนตัว เพื่อให้สามารถควบคุมและตรวจสอบได้
• การอบรมที่ทำให้ทุกคนเข้าใจทั้งโอกาสและความเสี่ยงของการใช้ AI และสามารถใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่ก่อให้เกิดปัญหา

พูดง่าย ๆ ก็คือ AI Policy เป็น “กฎเหล็ก” ที่ปกป้องข้อมูลขององค์กร ในขณะเดียวกันก็ยังเปิดโอกาสให้พนักงานใช้ AI เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้เต็มที่ โดยไม่ต้องเสี่ยงกับข้อมูลรั่วไหล

AI Policy ไม่ใช่เรื่องของ IT เท่านั้น

หลายคนอาจคิดว่า AI Policy เป็นเรื่องของฝ่าย IT แต่ความจริงแล้วนี่คือ **เรื่องของผู้บริหารโดยตรง **เพราะมันเกี่ยวข้องกับการบริหารความเสี่ยง การกำหนดมาตรฐานการทำงาน และการสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ปลอดภัยในยุคดิจิทัล

ผู้บริหารที่ใส่ใจเรื่องนี้จะได้ประโยชน์หลายด้าน ไม่ว่าจะเป็น

• ความปลอดภัยของข้อมูล ที่มั่นใจได้มากขึ้น ลดความเสี่ยงด้านการรั่วไหลและการถูกนำไปใช้อย่างไม่เหมาะสม
• ขวัญและกำลังใจของทีมงาน ที่รู้ว่ามีกรอบการทำงานชัดเจน ไม่ต้องกังวลว่าจะเผลอทำผิดพลาด และกล้าที่จะใช้ AI อย่างสร้างสรรค์มากขึ้น
• ภาพลักษณ์องค์กร ที่ดูน่าเชื่อถือมากขึ้นในสายตาลูกค้า คู่ค้า และสังคม ว่าเป็นองค์กรที่ใช้ AI อย่างมีมาตรฐานและรับผิดชอบ
• ความสามารถในการแข่งขัน เพราะเมื่อมีนโยบายชัดเจน องค์กรจะสามารถใช้ AI ได้เต็มศักยภาพ โดยไม่ติดข้อกังวลเรื่องความปลอดภัย
• การปฏิบัติตามกฎหมายและข้อกำหนด (Compliance) ลดความเสี่ยงการละเมิดกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล หรือข้อบังคับด้านความปลอดภัยข้อมูล

สรุป

AI ไม่ได้เป็นเพียงเครื่องมือที่ช่วยให้พนักงานทำงานเร็วขึ้น แต่มันคือ สนามทดสอบใหม่ของผู้บริหาร ว่าใครจะสามารถกำหนดกติกาและสร้างความมั่นใจให้ทีมงานได้ก่อนใครและกติกาสำคัญนั้นก็คือ AI Policy

เพราะผู้บริหารที่เข้าใจ AI Policy ไม่เพียงแต่จะสามารถป้องกันความเสี่ยง แต่ยังสามารถใช้ AI เป็นพลังขับเคลื่อนองค์กรไปข้างหน้าได้อย่างมั่นใจ แข็งแรง และยั่งยืน

หากคุณอยากเรียนรู้เชิงลึก เห็นตัวอย่างจริง และได้แนวทางปฏิบัติที่สามารถนำไปใช้ร่าง AI Policy ให้เหมาะสมกับองค์กรของคุณ ติดตามได้ในหลักสูตร Real AI Leader ของ RealSmart Academy นะครับ