Automation Tool ปลอดภัยไหม? เมื่อเป็นตัวกลางในการส่งต่อข้อมูลและเข้าถึงแอคเคาท์ของเรา

ถ้าพูดถึงการใช้ AI ในปัจจุบัน สิ่งที่ผู้บริหารมักจะคำนึงถึงเป็นอันดับแรกเลยก็คือ “ความปลอดภัยของข้อมูล” ซึ่งถ้าให้ตอบว่าการใช้ AI ปลอดภัยไหม? ก็คงตอบได้ว่าขึ้นอยู่กับ “พฤติกรรมการใช้งาน” ของผู้ใช้ค่ะ

ยกตัวอย่างเช่น ChatGPT เอง เมื่อสร้างบัญชีขึ้นมาแล้ว ระบบก็จะเปิดฟีเจอร์ “ช่วยปรับปรุงโมเดลสำหรับทุกคน” โดยอัตโนมัติ ซึ่งถ้าเราไม่รู้วิธีตั้งค่าการปิดฟีเจอร์นี้ ก็อาจจะทำให้ข้อมูลของเราถูกนำไปใช้ต่อได้ (ถ้าอยากรู้ว่าปิดฟีเจอร์นี้อย่างไร คลิกอ่านที่นี่)

มาถึงคำถามหลักของเรา แล้ว Automation Tool ล่ะ ปลอดภัยไหม?

ปกติแล้ว Automation Tool จะทำงานเหมือนเป็น “สายพาน” ในการส่งต่อข้อมูลจากต้นทางสู่ปลายทาง ดังนั้น Automation Tool ก็มีส่วนที่จะต้องแตะข้อมูลของคุณเหมือนกัน และถ้าถามว่าปลอดภัยไหม? ก็คงต้องตอบเหมือนเดิมว่า… ขึ้นอยู่กับ พฤติกรรมการใช้งานและความเข้าใจการเข้าถึงข้อมูลของแต่ละเครื่องมือค่ะ

แต่มาถึงตรงนี้ก็อย่าเพิ่งปิดบทความนี้แล้วเลิกใช้ Automation Tool ไปซะก่อนนะคะ 😂เพราะถ้ารู้วิธีใช้อย่างปลอดภัย เครื่องมือ Automation Tool ก็สามารถใช้งานได้จริงและช่วยลดเวลางานขององค์กรเราได้อย่างมหาศาล

หลักๆ แล้ว เราแค่ต้องเข้าใจ การเดินทางของข้อมูล และรู้ว่าจะป้องกันความเสี่ยงอย่างไร เพราะ Automation Tool เหล่านี้ก็ทำหน้าที่เหมือนเป็นแมสเซนเจอร์ การส่งข้อมูลก็เหมือนคุณยื่นกล่องพัสดุและไว้ใจให้เขานำพัสดุไปส่งปลายทางให้ 📦

ซึ่งถ้าเปรียบเทียบการส่งข้อมูลผ่าน Automation Tool เป็นเหมือนการส่งพัสดุผ่านแมสเซนเจอร์ ก็ต้องขอย้อนถามว่า ปัจจัยอะไรล่ะ ที่คุณไว้ใจให้แมสเซนเจอร์ส่งพัสดุให้? ถ้าถามตัวผู้เขียน เราก็จะดูว่าแมสเซนเจอร์มาจากบริษัทที่น่าเชื่อถือไหม?, เราห่อพัสดุรัดกุมแค่ไหน?, เราติดตามพัสดุนั้นได้ไหม?, พัสดุนั้นมีมูลค่าแค่ไหนและคุ้มที่จะเสี่ยงหรือเปล่า? ประมาณนี้

การใช้เครื่องมือ Automation Tool ก็เหมือนกัน เราต้องรู้จัก การควบคุมและลดความเสี่ยง ในการรั่วไหลข้อมูลของเรา, รู้จักการเลือกใช้เครื่องมือที่มีมาตรฐาน, หรือรู้ว่าจะติดตามข้อมูลที่ส่งไปได้อย่างไร เป็นต้น

แต่ก่อนที่จะไปถึงการดูแลความปลอดภัย มารู้จักกันก่อนว่า… ปกติแล้ว Automation Tool จะมีการแตะข้อมูลของเราตรงไหนบ้าง

1. ตอนเชื่อมต่อเข้ากับแอคเคาท์ของเรา (Connect Credential)

การใช้ Automation Tool หนีไม่พ้นที่จะต้อง “อนุญาต” ให้ตัวเครื่องมือเข้าถึงแอคเคาท์ของเรา เพราะงานส่วนใหญ่ที่เราจะให้มันทำ ก็มักเกี่ยวข้องกับข้อมูลที่อยู่ในระบบของเรานั่นเอง ตัวอย่างเช่น หากเราต้องการดึงข้อมูลจาก Facebook Page ที่เราเป็นเจ้าของอยู่ เราก็ต้องยินยอมให้ Automation Tool เข้าถึงข้อมูลบางส่วนในแอคเคาท์นั้น

แต่ไม่ต้องตกใจไป จริง ๆ แล้วการเข้าถึงนี้ไม่ใช่การให้รหัสผ่านตรง ๆ แต่เป็นการให้ กุญแจสำรอง ที่ใช้งานได้ชั่วคราวเท่านั้น เพราะฉะนั้น Automation Tool จะไม่ได้รู้รหัสผ่านจริงๆของเรา

และโดยปกติแล้ว Automation Tool ส่วนใหญ่จะมีการเก็บกุญแจสำรองนี้อย่างรัดกุม โดย

• ข้อมูลจะถูกเก็บในเซิฟเวอร์ที่ผู้ให้บริการ Automation Tool ใช้อยู่ ซึ่งถ้าผู้ให้บริการเก็บในเซิฟเวอร์ที่มีมาตรฐานความปลอดภัยสูง ก็จะปลอดภัย
• กุญแจสำรองนี้ไม่ได้จัดเก็บอยู่ในรูปแบบ Plain Text ที่ใครมาเปิดอ่านได้ตรง ๆ
• กุญแจสำรองนี้ มีเวลาหมดอายุ (อย่างใน Make ถ้าอนุญาตไว้นานแล้ว แล้วกลับมาใช้อีกรอบ ก็อาจจะต้องกดอนุญาตใหม่)

2. ตอนรับ–ส่งข้อมูลระหว่างทาง (Data Transfer)

หลังจากที่ Automation Tool ได้กุญแจสำรองแล้ว ขั้นตอนต่อมาคือการ ดึงข้อมูลจากต้นทาง และ ส่งต่อไปยังปลายทาง ตาม Workflow ที่เรากำหนดไว้ ตัวอย่างเช่น เมื่อมีลูกค้าใหม่กรอกฟอร์มลงทะเบียน ข้อมูลจากฟอร์มนั้นจะถูกดึงเข้ามา แล้วส่งต่อไปเก็บใน Google Sheet

สิ่งที่สำคัญมากในขั้นตอนนี้คือ เส้นทางการส่งข้อมูลปลอดภัยหรือไม่ โดยทั่วไปแล้ว Automation Tool ที่ได้มาตรฐานจะใช้การเข้ารหัสระหว่างทาง (TLS/HTTPS)

อีกประเด็นที่ควรใส่ใจคือ ความปลอดภัยของเซิร์ฟเวอร์ผู้ให้บริการ เพราะหลังจากผ่านเส้นทางการส่งข้อมูลแล้ว ข้อมูลของเรามักต้องแวะพักที่เซิร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการก่อนถึงปลายทางเสมอ

3. ตอนที่เก็บประวัติการขนส่ง (Log & Storage)

ในการทำงานของ Automation Tool ก็จะมีการเก็บ Log ชั่วคราวไว้ เพื่อให้ผู้ใช้กลับมาติดตามข้อมูลได้เหมือนกัน แต่ก็ต้องเข้าใจว่า Log ก็จะต้องมีการเก็บรายละเอียดข้อมูลเอาไว้ด้วย ดังนั้นหากเป็นข้อมูลอ่อนไหว ก็ต้องระวังเรื่องการเข้าถึงและการเก็บรักษาด้วย

โดยทั่วไปผู้ให้บริการจะเก็บ Log ไว้ชั่วคราว เช่น 7 วัน หรือ 30 วัน แล้วลบออกอัตโนมัติ แต่ก็เป็นสิ่งที่องค์กรควรถามให้ชัดเจนว่ามี Retention Policy อย่างไร และเราสามารถปิดฟีเจอร์ได้หรือไม่ ถ้าเป็นข้อมูลที่สำคัญจริงๆ

นอกจากการเก็บ Log แบบชั่วคราวแล้ว Automation Tool บางแพลตฟอร์มยังมีฟีเจอร์ Data Storage ที่ทำหน้าที่เป็นเหมือนคลังให้ผู้ใช้เก็บข้อมูลไว้ใช้ใน Workflow อื่น ๆ ได้อีก

มาถึงการดูแลความปลอดภัยของข้อมูล… ในการใช้งาน Automation Tool ควรดูแลความปลอดภัยเรื่องอะไรบ้าง?

เรื่องความปลอดภัยของการใช้ Automation Tool ไม่ได้ขึ้นกับตัวเครื่องมือเพียงอย่างเดียว แต่ขึ้นกับสองส่วนที่ต้องไปด้วยกัน

• ปัจจัยภายนอก → ต้องเลือกผู้ให้บริการ Automation Tool ที่น่าเชื่อถือและได้มาตรฐาน
• ปัจจัยภายในองค์กร → เราต้องมีกติกาและวิธีใช้ที่รัดกุม

เช็กลิสต์การเลือกผู้ให้บริการ Automation Tool ที่ปลอดภัย

• เลือกผู้ให้บริการที่มี มาตรฐานสากล
• ดูว่า เซิร์ฟเวอร์อยู่ที่ไหน เก็บข้อมูลประเทศอะไร
• มี ฟีเจอร์ดูแลความปลอดภัย ของข้อมูลหรือไม่
• มี SLA ที่ชัดเจน

ยกตัวอย่างผู้ให้บริการ Automation Tool ที่ปลอดภัยและความนิยมสูง ก็คือ Make หรือ n8n เลยค่ะ และเราได้สรุปข้อมูลตามเช็กลิสต์มาให้ด้วย

เช็กลิสต์

เช็คลิสต์วิธีดูแลการใช้งานภายในองค์กร

• สมาชิกเปิด ยืนยันตัวตน 2 ชั้น (2FA)
• จำกัดสิทธิ์ ให้เฉพาะคนที่จำเป็นต้องใช้เท่านั้น
• รู้วิธีใช้ โหมดป้องกันข้อมูล (เช่น Confidential Mode)
• ทีมงานต้อง เข้าใจการใช้งานอย่างปลอดภัย และรู้ว่าข้อมูลไหนไม่ควรใช้เครื่องมือ

สรุปคือ การใช้งาน Automation Tool นั้นปลอดภัย หากเราเลือกผู้ให้บริการที่มีมาตรฐาน และตั้งกติกาภายในองค์กรให้รัดกุม

เมื่ออ่านมาถึงตรงนี้ จะเห็นได้ชัดว่าความปลอดภัยของ Automation Tool ไม่ได้ขึ้นอยู่กับตัวเครื่องมือเพียงอย่างเดียว แต่ขึ้นอยู่กับ สองด้าน ที่ต้องทำงานร่วมกัน

• ด้านผู้ให้บริการ (ภายนอก) → เลือกผู้ให้บริการที่ผ่านมาตรฐานสากล มีการจัดเก็บข้อมูลบนเซิร์ฟเวอร์ที่ปลอดภัยและโปร่งใส เช่น Make หรือ n8n
• ด้านการใช้งานขององค์กร (ภายใน) → ตั้งกติกาและใช้งานอย่างรัดกุม เช่น เปิด 2FA, จำกัดสิทธิ์ผู้ใช้งาน, ใช้ Confidential Mode และอบรมทีมงานให้เข้าใจว่าข้อมูลไหนไม่ควรใส่ลงไปในเครื่องมือ

หากทั้งสองด้านนี้ถูกดูแลอย่างดี ความเสี่ยงก็จะน้อยลงและเรียกได้ว่าการใช้ Automation Tool นั้นปลอดภัยและแทบไม่มีอะไรต้องกังวล